Blog

Zašto računovođe trebaju dobar skener dokumenata?

Masovno (batch) skeniranje sa skenerom sa automatskim uvlakačem dokumenata (ADF) u usporedbi sa plošnim (Flatbed) skeniranjem uštedjet će Vam 1 sat vremena na svakih 100 stranica. Pomoću automatskog unosa podataka uštedjet ćete dodatnih par sati koje ste trošili na ručno pretipkavanje podataka.

Korištenjem kvalitetne aplikacije kao što je Hivergen možete dodatno uštedjeti na vremenu. Hivergen će automatski razdvojiti masovno skenirane dokumente na pojedinačne, bilo da su to računi, primke ili nešto treće, te po potrebi te podatke poslati u računovodstveni softver.

Skeniranje račune i primki, te vezanje slika na računovodstvene transakcije je vrlo praktično i polako postaje standard. Čak i najosnovnije skeniranje bez automatskog prijenosa podataka pomaže Vam da pronađete svoje dokumente brže i jednostavnije, bez potrebe za pretragom ormara i registratora, koji se možda niti ne nalaze na istoj lokaciji kao Vaš ured.

Skeniranje može biti vrlo zamoran posao koji iziskuje puno vremena. Ako se skenira jedan po jedan dokument taj proces može potrajati duže nego samo unos podataka. Oko 90 % računa i dalje dolazi u papirnatom obliku. Kako uštedjeti na skeniranju vrijeme i novac?

Masovno skeniranje

Kupnja kvalitetnog skenera može Vam uštedjeti puno vremena i novaca, te povećati produktivnost i ostaviti više vremena za važnije poslove. Masovno skeniranje je vrlo brzo. Čak i najsporiji skeneri sa automatskim ulagačem skeniraju 20ak stranica u minuti što je 10ak puta brže nego skeniranje na plošnom skeneru. Na 150 računa dnevno to je ušteda od približno sat vremena.

Hivergen voli masovno skeniranje

Kod skeniranja više računa, ili nekih drugih dokumenata, Hivergen može automatski razdvojiti datoteke i spremiti ih u odgovarajući oblik - PDF, JPG, TIFF... Nije bitno da li je to jedna datoteka, višestruka stranica ili jedna stranica. Ne morate skenirati stranicu po stranicu. Isto tako moguće je automatski dokumente poslati u tijek dokumenata. To znači da svaki dokument putuje dalje unutar organizacije samo u digitalnom obliku. Smanjuje se vrijeme pretraživanja, a mogućnost da se neki dokument izgubi je svedena na nulu.

Kako odabrati dobar skener?

Na tržištu postoji jako puno skenera sa istim ili sličnim karakteristikama. Da bi dobro odabrali skener moramo znati kakvu dokumentaciju ćemo skenirati. Pod tim se misli na:

  • veličinu dokumenata - A1 format, A2 format, A3 format, A4 format...
  • debljina (težine) dokumenata (standardna težina A4 dokumenta je 80 g/m2).
  • dnevna količina dokumentacije koja će se skenirati

Općenito, bez obzira na gore navedeno, skener bi morao imati ove karakteristike:

  • automatski uvlakač dokumenata (ADF)
  • mogućnost obostranog skeniranja
  • ultrazvučni senzor (sprječava povlačenje 2 ili više dokumenta, odnosno mogućnost da se preskoči stranica radi toga jer se zalijepila za prethodnu - poseban problem kod stranica koje su prije bile spojene klamanjem)
  • mogućnost skeniranja crno / bijelo, sivi tonovi ili u boji
  • automatsko obrezivanje stranica (Automatic Crop) - bez obzira na skenirani format dokumenta vidjet ćemo samo dokument, bez crnih rubova
  • poravnavanje stranica (Deskew) - ako neka stranica nije uvučena u skener pod pravim kutem softver će to automatski ispraviti
  • mogućnost razdvajanja stranica - pomoću praznih stranica ili pomoću posebnih dokumenata koji se dobiju uz skener
  • TWAIN i ISIS upravljački programi (driveri) - ako postoje upravljački programi skener se može povezati sa nekom aplikacijom, te se može skenirati direktno iz aplikacije

Karakteristike skenera

Pri odabiru skenera potrebno je obratiti pažnju na karakteristike, pa evo objašnjenja nekih važnijih karakteristika skenera:

Veličina papira – Odrediti maksimalnu veličinu papira koju želite skenirati. Veličine se kreću od A8 (52x74 mm - primjer: osobne iskaznice) do A1 (549x841mm - primjer: projektna dokumentacija) dok su najčešći A4 skeneri (210x297 mm – veličina „velike“ bilježnice). Važno je spomenuti da cijena skenera jako raste s veličinom papira.

Način skeniranja - crno bijelo, sivi tonovi ili u boji

Maksimalan broj dokumenata - napraviti analizu maksimalnog broja dokumenata koji planirate skenirati u jednom danu/tjednu

ADF (Automatic Document Feeder) – automatski uvlakač papira s određenim kapacitetom listova (50, 75, 100, 200..)

PPM (Paper Per Minute) – broj papira koje skener obradi u minuti. Koristi se kao mjera brzine skenera.

DPI (Dots Per Inch) – broj točaka po inču. Koristi se kao mjera optičke rezolucije i snage skenera. Pripaziti na deklarirane brzine skeniranja – obično se deklarira brzina na 200 ili 300 dpi. Za veći dpi brzina je manja, a za manji dpi veća.

Simplex, Duplex – mogućnost skeniranja samo jedne strane ili obje strane papira istovremeno

Flatbed – mogućnost skeniranja dokumenata na plošnom, vodoravnom skeneru

Tough Feed – Staple document detection – mogućnost pojedinih modela da prepozna spajalicu na dokumentu i zaustavi uvlačenje papira, te spriječi oštećenje dokumenta i skenera.

Ultrasonic Double-Feed Detection – mogućnost prepoznavanja dokumenata različitih dimenzija

Blank Page Removal – mogućnost prepoznavanja praznih listova papira koji se ne skeniraju

Multi–Crop – mogućnost skeniranja više dokumenata različitih veličina te nakon skeniranja „izrezati“ svaki dokumenat posebno

Hole removal – skener sa slike dokumenta automatski uklanja probušene rupe na papiru

Multifeed Detection - skener prepoznaje ako su dvije ili više stranica istovremeno prošle kroz skene